一、總則
　　1.公司檔案指公司在經(jīng)營(yíng)、管理及其他各項(xiàng)活動(dòng)中形成的對(duì)公司具有查考利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、實(shí)物等不同形式和載體的歷史記錄。
　　2.公司檔案由綜合行政部統(tǒng)一管理，各部室指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的歸檔工作。綜合行政部負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)檔案的收集、整理，各部室負(fù)責(zé)各自業(yè)務(wù)檔案的收集、整理。
　　二、歸檔要求
　　1.總體要求：根據(jù)文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件的有機(jī)聯(lián)系，進(jìn)行合理分類(lèi)、系統(tǒng)排列。
　　2.凡能按年度歸檔的檔案，應(yīng)于次年3月底前移交公司綜合行政部統(tǒng)一管理。
　　3.歸檔的檔案文件必須資料齊全、分類(lèi)準(zhǔn)確、組卷合理，便于保管利用，嚴(yán)禁隨意涂改。
　　4.資料原件必須歸檔，各部室可留存復(fù)印件備查。
　　5.未辦理完畢或未規(guī)范整理的資料不得歸檔。
　　6.任何部室或個(gè)人不得擅自處理或長(zhǎng)期積壓應(yīng)歸檔資料，更不得據(jù)為己有；工作人員調(diào)離崗位時(shí)，應(yīng)將保管的資料辦理移交，不得擅自帶走。
　　7.移交檔案必須履行交接手續(xù)，填寫(xiě)檔案材料移交清冊(cè)，一式兩份，寫(xiě)明案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件頁(yè)數(shù)、案卷數(shù)量，交接雙方須簽名。
　　三、檔案借閱
　　1.公司檔案原則上限制在檔案室查閱，確需借出須辦理借閱登記，一般隨借隨還；需較長(zhǎng)時(shí)間使用的，須經(jīng)分管副總經(jīng)理同意后方可借出檔案室，必須及時(shí)歸還，借閱時(shí)間不超過(guò)5日，確因工作需要不能按時(shí)返還的須辦理續(xù)借手續(xù)。
　　2.外單位查閱檔案，須持介紹信、本人身份證，經(jīng)分管副總經(jīng)理同意后方可查閱。
　　3.借閱者不得在檔案室查閱與自己所查內(nèi)容無(wú)關(guān)的檔案。
　　4.借閱者必須妥善保管借出檔案，并保守檔案秘密，保證檔案材料安全、完整，嚴(yán)禁在檔案材料上涂改、勾畫(huà)、裁剪、拆散、抽頁(yè)、調(diào)換或擅自復(fù)印、轉(zhuǎn)借，違者將追究責(zé)任，造成檔案失密、丟失者將根據(jù)檔案法規(guī)予以嚴(yán)肅處理。
　　5.秘密檔案不得借出，只能在檔案室閱覽，不得復(fù)印、拍照。
　　6.借閱者不得自拿、自取、自放檔案，嚴(yán)禁擅自打開(kāi)檔案柜翻閱查找。
　　7.檔案借閱歸還時(shí)，檔案管理人員須認(rèn)真核對(duì)，詳細(xì)檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題向借閱者當(dāng)面提出，查明情況進(jìn)行記錄，并向分管副總經(jīng)理報(bào)告。歸還時(shí)辦理歸還登記，留存?zhèn)洳椤?br /> 　　四、檔案保管
　　1.“以防為主，防治結(jié)合”，認(rèn)真做好檔案的防盜、防火、防水、防光、防塵、防霉、防鼠、防蟲(chóng)等事件的發(fā)生。
　　配備必要的干濕溫度計(jì)、空調(diào)、除濕機(jī)、滅火器等設(shè)備，落實(shí)安全措施。
　　3.認(rèn)真做好檔案收集，定期對(duì)室藏檔案進(jìn)行核對(duì)，做到目錄與室藏檔案相符。
　　4.認(rèn)真做好檔案存放，按檔案類(lèi)別有序排列，便于查閱，發(fā)現(xiàn)破損及時(shí)修補(bǔ)。
　　5.發(fā)現(xiàn)秘密檔案丟失或被盜，應(yīng)立即報(bào)告分管檔案室副總經(jīng)理并及時(shí)追查，根據(jù)責(zé)任大小給予處分或追究法律責(zé)任。
　　6.檔案人員調(diào)離崗位時(shí)，須辦理交接手續(xù)。
　　五、檔案銷(xiāo)毀
　　1.檔案室對(duì)保管檔案在堅(jiān)持“期滿鑒定銷(xiāo)毀”的原則下，對(duì)保管期滿的檔案經(jīng)過(guò)認(rèn)真檢查鑒定，并提出存毀意見(jiàn)，經(jīng)分管副總經(jīng)理初審后報(bào)主要負(fù)責(zé)人審批。
　　2.經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案必須送指定地點(diǎn)焚毀，不得作其他用途或當(dāng)廢紙出售。
　　3.銷(xiāo)毀檔案須有兩名以上監(jiān)銷(xiāo)人，監(jiān)銷(xiāo)人在銷(xiāo)毀檔案前，應(yīng)對(duì)銷(xiāo)毀檔案認(rèn)真清點(diǎn)復(fù)核，檔案銷(xiāo)毀后，在銷(xiāo)毀清冊(cè)上注明“已銷(xiāo)毀”字樣和銷(xiāo)毀日期，分別在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字。
　　六、其他
　　本制度由綜合行政部負(fù)責(zé)修訂和解釋?zhuān)杂“l(fā)之日起開(kāi)始施行。