制度公開
第一章 總則
公司印章是企業(yè)行使權(quán)利和承擔(dān)責(zé)任的象征。為了保證公司印章的合法性、嚴(yán)肅性、權(quán)威性,維護(hù)企業(yè)形象和合法權(quán)益,杜絕違法違規(guī)行為的發(fā)生,規(guī)范公司印章的刻制、保管、使用,以及停用和作廢,實(shí)現(xiàn)印章規(guī)范化管理,特制定本制度。
第二章 公司印章的刻制
(一)公司印章的刻制均須報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理、董事長(zhǎng)審批。(見附件1:《印章刻制申請(qǐng)表》)
(二)法人個(gè)人名章、行政章,由行政部開具公司介紹信統(tǒng)一到指定的公安機(jī)關(guān)辦理雕刻手續(xù),印章的形體、規(guī)格按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行,并經(jīng)潛江市公安局備案。
(三)公司各部室的專用章(財(cái)務(wù)章、合同章),由各部門根據(jù)工作需要自行決定其形體、規(guī)格。
(四)未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)班子批準(zhǔn),任何單位和個(gè)人不得擅自刻制本部門的印章。
第三章 公司印章的啟用
(一)新印章要做好戳記,并統(tǒng)一在行政部留樣保存,以便備查。(見附件2:《印章保管登記表》)
(二)新印章啟用前應(yīng)由行政部下發(fā)啟用通知,并注明啟用日期、使用部室和使用范圍。
第四章 公司印章的使用范圍
公司的印章主要包括公司行政章、專項(xiàng)業(yè)務(wù)章(合同章、財(cái)務(wù)章)、董事長(zhǎng)(法人)專用個(gè)人名章。公司所有印章必須按規(guī)定范圍使用,不得超出范圍使用。
(一)公司行政章的使用范圍主要為:
1 、公司對(duì)外簽發(fā)的文件。
2 、公司與相關(guān)單位聯(lián)合簽發(fā)的文件。
3 、由公司出具的證明及有關(guān)材料。
4 、公司對(duì)外提供的財(cái)務(wù)報(bào)告。
5 、公司章程、協(xié)議。
6 、員工調(diào)動(dòng)。
7 、員工的任免聘用。
8 、協(xié)議(合同)資金擔(dān)保承諾書。
(三)公司董事長(zhǎng)(法人)個(gè)人名章,主要用于需加蓋私章的合同、財(cái)務(wù)及報(bào)表、人事任免等各類文件。
(四)財(cái)務(wù)專用章,主要用于貨幣結(jié)算等相關(guān)業(yè)務(wù)。
(五)公司各職能部室專用章,主要用于以各部門名義印發(fā)的各類對(duì)內(nèi)公文、函件上使用,禁止在對(duì)外文件上使用。
第五章 公司印章的管理職責(zé)
(一)公司董事長(zhǎng)、總經(jīng)理負(fù)責(zé)行政章的使用審批工作。
(二)分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)分管部室專用章使用審批工作。
(三)印章管理員
1、負(fù)責(zé)印章的保管。
2、負(fù)責(zé)印章使用的審核工作。
3、負(fù)責(zé)印章使用登記。
第六章 公司印章的管理、使用及保管
(一)印章的管理
1、公司行政章、法人個(gè)人名章由行政部專人負(fù)責(zé)管理。
2、合同專用章由分管領(lǐng)導(dǎo)直接負(fù)責(zé)管理。
3、專項(xiàng)業(yè)務(wù)章(工程章、財(cái)務(wù)章、辦公章等)由各部室負(fù)責(zé)人管理。
4、各部室須將印章管理員名單報(bào)行政部備案。
5、印章管理員必須切實(shí)負(fù)責(zé),不得將印章隨意放置或轉(zhuǎn)交他人。如因事離開崗位需移交他人的,可由分管領(lǐng)導(dǎo)指定專人代替。
6、為保證資金的絕對(duì)安全,財(cái)務(wù)專用章、法人個(gè)人名章等銀行預(yù)留印章由兩人以上分開保管、監(jiān)督使用,做到一人無法簽發(fā)支票、匯票,一人無法提出現(xiàn)金。
7、印章管理員對(duì)所保管的印章,應(yīng)經(jīng)常檢查,及時(shí)清洗,細(xì)心保護(hù) 。
(二)印章的使用
1、印章的使用必須嚴(yán)格遵循印章使用審批程序,按照印章的使用范圍,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字/電話通知/短信確認(rèn)同意后方可用章。
2、印章的使用由各管理員設(shè)立使用登記臺(tái)帳,嚴(yán)格審批和登記制度。(見附件3:《印章使用登記表》)
3、公司法人個(gè)人名章必須由法人本人簽字同意后方可使用。
4、嚴(yán)禁員工私自將公司印章帶出公司使用。若因工作需要,確需將印章帶出使用,需填寫攜帶印章外出申請(qǐng)表后,由分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理/董事長(zhǎng)簽批后由管理印章人員帶出。印章外出期間,借用人只可將印章用于申請(qǐng)事由,并對(duì)印章的使用后果承擔(dān)一切責(zé)任。(見附件4:《印章外出使用申請(qǐng)表》)
6、以公司名義簽定的合同、協(xié)議等,由公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核,總經(jīng)理/董事長(zhǎng)批準(zhǔn)后方可蓋章,對(duì)加蓋印章的材料,應(yīng)注意落款單位必須與印章一致,用印位置恰當(dāng),要齊年蓋月,字跡端正,圖形清晰。
7、私人取物、取款、掛失、辦理各種證明,需用單位介紹信時(shí),由分管領(lǐng)導(dǎo)嚴(yán)格審批,符合要求后辦理并執(zhí)行登記制度。
8、任何印章管理員不得在當(dāng)事人或委托人所持空白格式化文件上加蓋印章。用章材料必須已經(jīng)填寫完畢,字跡須清晰、正確。
9、對(duì)已調(diào)出、解除、終止勞動(dòng)關(guān)系人員要求出具相關(guān)證明的,必須持有效證件材料,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可蓋章。
(三)印章的保管
1、由行政部登記注明印章名稱、頒發(fā)部門、枚數(shù)、收到日期、啟用日期、領(lǐng)取人、保管人、批準(zhǔn)人、圖樣等信息。
2、印章保管必須安全可靠,須加鎖保存,印章不可私自委托他人代管。
3、印章管理員如因工作變動(dòng),應(yīng)及時(shí)上繳印章,并與新印章管理員辦理接交印章手續(xù),以免貽誤工作。
4、非印章保管人使用印章蓋章與印章保管人承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。
5、印章管理員對(duì)所保管的印章,應(yīng)經(jīng)常檢查,及時(shí)清洗,細(xì)心保護(hù) 。
6、印章保管有異常現(xiàn)象或遺失,應(yīng)保護(hù)現(xiàn)場(chǎng),管理員應(yīng)及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,并備案,配合查處。
第七章 公司印章的停用
(一)有下列情況,印章須停用:
1、公司名稱變動(dòng)。
2、印章使用損壞。
3、印章遺失或被竊,聲明作廢。
(二)印章停用時(shí)須經(jīng)總經(jīng)理/董事長(zhǎng)批準(zhǔn),及時(shí)將停用印章送行政部封存或銷毀,建立印章上交、存檔、銷毀的登記檔案。(見附件5:《印章銷毀申請(qǐng)登記表》)
第八章 附則
本規(guī)定由行政部制定并解釋,自公司領(lǐng)導(dǎo)班子批準(zhǔn)印發(fā)之日起執(zhí)行。